Внимание! Важная информация для пользователей BelToll размещена в разделе «Новости».

Электронный документооборот

С июня 2012 года для осуществления первичного учёта появилась возможность использовать электронные документы НП ООО «Берлио». На основании Закона РБ от 28.12.2009 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» при использовании выданного сертификата ключа электронной цифровой подписи, НП ООО «Берлио» имеет право применять электронные документы с использованием электронной цифровой подписи при помощи средств ЭЦП удостоверяющего центра РУП «БелГИЭ». 

С подробными сведениями об электронных документах и ЭЦП можно ознакомиться на сайте Удостоверяющего центра РУП «БелГИЭ» www.edoc.by.

Для начала использования электронных документов необходимо: 
1. Заключить дополнительное соглашение к договору на обслуживание посредством автоматизированной системы с НП ООО «Берлио» (для договоров, заключенных до июня 2012 года). 
2. Уведомить НП ООО «Берлио» о согласии получать электронные документы с ЭЦП НП ООО «Берлио» и способе их получения, для чего заполнить уведомление и передать оригинал на Быховскую,55 или по почте.
3. Получить от НП ООО «Берлио» сертифицированное программное средство ЭЦП (программу BHSign v.1.0) для проверки целостности электронного документа, а также сертификат удостоверяющего центра, список отозванных и приостановленных сертификатов. 
4. Установить и настроить средство ЭЦП согласно прилагаемой к нему инструкции. 

Как организован обмен электронными документами? 

Для передачи электронного документа клиенту НП ООО «Берлио»: 
— оформляет документ (справку-акт о реализации или счет-фактуру) в форме электронного документа, соответствующего требованиям Закона РБ № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и содержащего обязательные реквизиты, предусмотренные Указом Президента Республики Беларусь № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов»; 
— подписывает электронный документ с использованием средства ЭЦП и ключа ЭЦП; 
— полученный электронный документ и файл ЭПЦ (с расширением .sign) в архивном виде пересылает по каналу связи (например, по электронной почте либо выкладывает на сайт). 

При получении электронного документа необходимо: 
— извлечь из архива файлы с электронным документом и цифровой подписью; 
— проверить электронный документ на целостность, используя сертифицированное средство проверки ЭЦП; 
— в полной мере использовать электронный документ для бухгалтерского учета, т.к. соответствии со ст.22 Закона № 113-З от 28 декабря 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» подлинный электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. 

Таким образом использование электронного документа взамен традиционного бумажного позволит Вам: 
— значительно сократить время на получение справки-акта о реализации, счета-фактуры и других документов; 
— избавиться от большого количества хранимых бумаг; 
— иметь гарантию достоверности и подлинности полученной информации.

© 2012—2013 «Берлио»